Ware House (Pergudangan)

WAREHOUSE 

(PERGUDANGAN)

Ø  DEFINISI WAREHOUSE (GUDANG)

Ø  TUJUAN  WAREHOUSE MANAGEMENT OPERATION AND CONTROL

Ø  DASAR HUKUM

Ø  RUANG LINGKUP WAREHOUSE MANAGEMENT OPERATION AND CONTROL

II. TINJUAN UMUM TENTANG PERGUDANGAN

(Aktifitas pengelolaan gudang dan manfaat gudang)

 

III.MANAJEMEN OPERASI GUDANG (WARE HOUSE)

Manajemen persediaan gudang, Manajemen operasi gudang dan tata letak penanganan barang

IV. WAREHOUSE CONTROL

      (Kontrol Gudang)

V.  PENUTUP

WAREHOUSE (PERGUDANGAN)

q  WAREHOUSE (GUDANG) ADALAH KATA BENDA DIMANA MERUPAKAN SALAH SATU AREA ATAU BANGUNAN YANG BERFUNGSI SEBAGAI PENYIMPAN BARANG BAIK ITU UNTUK DI PRODUKSI MAUPUN HASIL DI PRODUKSI DALAM JUMLAH DAN RENTANG WAKTU TERTENTU YANG KEMUDIAN DIDISTRIBUSIKAN KE LOKASI YANG DITUJU BERDASARKAN PERMINTAAN.

q  SEDANGKAN PERGUDANGAN MERUPAKAN KATA KERJA DI ARTIKAN SEGALA HAL YANG MENYANGKUT TENTANG PEKERJAAN YANG ADA HUBUNGANNYA DENGAN SIMPAN MENYIMPAN BARANG DI GUDANG.

1.2 TUJUAN WAREHOUSE MANAGEMENT OPERATION AND CONTROL

1. Memahami pentingnya fungsi dan peran pergudangan di perusahaan
2. Kegiatan-kegiatan utama dalam manejemen pergudangan

3.      Memahami faktor-faktor yang sangat  mempengaruhi efektivitas kegiatan    pergudangan

4. Dapat mengetahui peran sistem informasi dalam pergudangan

5.      Mengaplikasikan dan mengidentifikasi  peluang penyempurnaan sistem dan  sikap kerja dalam lingkup pergudangan

6.       

1.3. Dasar Hukum

a)  Undang-undang no. 9 tahun 2006 tentang sistem resi gudang

b)  Peraturan Menteri Perindustrian dan Perdagangan no. 16 tahun 2006

tentang kepemilikan gudang

c)    Peraturan Kepala BNPB no. 13 tahun 2008 tentang pedoman manajemen   logistik

1.4. RUANG LINGKUP WAREHOUSE   OPERATION AND CONTROL

       Ruang lingkup pembahasan warehouse ini meliputi beberapa aspek sebagai berikut :

l  Aktifitas pengelolaan gudang

l  Manfaat gudang 

l  Manajemen persediaan gudang

l   Manajemen operasi gudang           

l  Tata letak penanganan barang

l  Kontrol Gudang

II. TINJAUAN UMUM PERGUDANG

2.1. Aktifitas pengelolaan gudang

Pengelolaan fungsi gudang yang baik ikut berperan penting dalam kesuksesan perusahaan. aktifitas pengelolaan gudang yang efektif dan efisien perlu dipahami agar fungsi gudang bisa lebih ditingkatkan. Aktifitas yang dilakukan dalam pengelolaan gudang meliputi :

v Penerimaan barang

v Penyimpanan Barang

v Pengendalian (perawatan)

v Pengeluaran (Distribusi)

v Pelaporan (Record)

2.2. Fungsi Gudang Menurut Actifitas

   Gudang operasional : gudang yang menyimpan bahan baku, barang setengah jadi ataupun barang dalam produksi

   Gudang perlengkapan : untuk menyimpan equipment (perkakas kerja), bahan-bahan pelumas dan barang lain yang dibutuhkan dalam proses produksi

   Gudang pengiriman (warehousing) : disebut juga gudang barang jadi tempat penyimpanan hasil proses produksi 

   Gudang musiman : gudang yang diperlukan oleh industri tertentu secara musiman sehingga harus  memiliki tempat penyimpanan       

2.3. Jenis gudang menurut fungsi

   Gudang barang dagangan umum untuk barang hasil pabrik (general merchandisse warehouse for manufactured goods). Contoh : gudang semen, gudang pupuk dll

   Gudang untuk penyimpanan yang bersifat dingin (Refrigenerator or cold storage warehouses). Gudang ini menyediakan lingkungan penyimpanan yang dapat dikendalikan temperature. Contoh : gudang buah-buahan, sayur-sayuran, barang farmasi dan kertas fotografik.   

   Gudang dengan bea dan pajak (bonded warehouse). Contoh : gudang tembakau dan minuman beralkohol

   Gudang barang rumah tangga (household goods warehouse) digunakan untuk menyimpan properti pribadi.

   Pergudangan komunitas khusus (special  comudity warehouse) di gunakan untuk produk pertanian khusus seperti : butir padi, wool dan katun

   Pergudangan penyimpanan barang penting ( bulk storage warehouse) dimana pergudangan ini mengunakan tangki penyimpanan cairan dan penyimpanan terbuka untuk produk kering seperti : barang- barang kimia, batu bara dan pasir.

2.3. MANFAAT GUDANG

1. Manfaat Ekonomi (Economi Benefits)

Manfaat gudang dari segi ekonomi adalah apabila keseluruhan biaya logistik mengalami penurunan dengan adanya pemanfaatan fasilitas gudang. Pemanfaatan gudang dari segi ekonomi terbagi 4 (empat) jenis yaitu :

1. Konsolidasi : gudang berfungsi sebagai tempat penerimaan dan konsolidasi material dari beberapa manufaktur sebelum didistribusikan kepada konsumen.

2.      Break bulk and cross dock : tempat penyimpanan barang dalam jumlah besar yang bersifat sementara sebelum dibawa kedermaga.

3.      Processing : Pada gudang tersebut dilakukan penundaan dengan    proses manufaktur ringan terhadap produk atau material.

4.      Stockpilling : gudang berfungsi untuk penyimpann produk yang bersifat musiman. Ketika tiba musim dimana jumlah permintaan akan produk tinggi, dengan adanya gudang maka produk dapat didistribusikan keada konsumen.

B.     Manfaat Pelayanan (Serve Benefits)

Manfaat pelayanan yang diperoleh dengan pemanfaat gudang dalam logistik mungkin tidak dapat mengurangi biaya, namun dapat memperbaiki pelayanan dengan mengurangi waktu pengiriman dan kapabilitas tempat. Manfaat pelayanan terbagi 5 yaitu :

1. Spot Stock : dimana pemanfaat gudang ini umum digunakan dalam saluran distribusi khususnya untuk produk personal.
2. Assortment : gudang ini berfungsi sebagai tempat penyimpanan kombinasi produk sebagai antisupasi terhadap permintaan.

3.      Mixing : pemanfaatan gudang yang melibatkan beberapa manufaktur atau supplier yang berbeda.

4. Production support : gudang tersebut berfungsi sebagai gudang supply bagi penyediaan bahan baku atau material yang akan digunakan dalam proses produksi.
5. Market presence : gudang yang posisinya lebih dekat dengan konsumen sehingga dapat memberikan respon yang lebih baik terhadap kebutuhan konsumen dengan mengirimkan produk lebih cepat.

III. WAREHOUSE MANAGEMENT

3.1 Manajemen Persediaan Gudang

Defenisi persediaan gudang : barang/bahan yang disimpan untuk pengunaan lebih lanjut baik untuk dijual maupun sebagai input proses produksi. Tujuan dari persediaan barang ini adalah :

l  Memberikan pelayanan maximum

l  Menekan biaya operasional

l  Investasi persediaan minimum

l  Meningkatkan keuntungan/laba

Fungsi persediaan  antara lain :

Ø  Menyelaraskan antara penyediaan dan kebutuhan barang

Ø  Menyeimbangkan kebutuhan konsumen dengan barang jadi

Ø   Menyesuaikan barang jadi dengan komponen pembentuknya

Ø  Menyelaraskan kebutuhan operasi dengan output dari operasi sebelumnya

Ø  Balance komponen dan bahan baku dengan supplier material

3.2. Manajemen Operasi Gudang

Manajemen operasi gudang ini meliputi teknik penyimpanan barang. Faktor-faktor yang diperhatikan dalam teknik penyimpanan barang sebagai berikut :

l Wilayah yang akan dilayani

l Daya serap dan potensi konsumen

l Volume masing-masing barang yang akan ditangani

l Metode pengangkutan

l Mutu/kualitas jalan dan terminal

l Kemudahan mencapai pelabuhan, jalan kereta api dan lapangan terbang  

Prosedur pengawasan gudang antara lain :

l  Keselamatan kerja digudang

l  Pencegahan bahaya kebakaran

l  Struktur dan konstruksi bangunan

l  Sarana sanitasi (toilet, air bersih dll)

l  Penerangan yang sesuai standar

l  Kondisi udara (suhu) yang disesuaikan dengan jenis produk yang disimpan  

Bongkar Muat (loading and unloading)

Desain sebuah proses loading dan unloading harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1. Perhatikan area moving ekspedisi dan forklift
2. Perhitungan kondisi puncak
3. Perhitungkan pengembangan untuk waktu yang akan datang
4. Perhatikan tipe kendaraan ekspedisi
5. Perhatikan jarak proses loading dan penanganan produk

Tiga Tahapan Pekerjaan Pokok di Gudang

1. Penerimaan dan penyimpanan pertama atas barang
2. Pemecahan, seleksi dan penyusunan kembali
3. Gerak barang masuk dan keluar dari gudang

3.3.  TATA LETAK PENANGANAN BARANG

Tata letak (layout) merupakan suatu keputusan yang menentukan efisiensi sebuah koperasi dalam jangka panjang. Banyak dampak strategis yang terjadi dari hasil keputusan tentang layout diantaranya kapasitas, proses, flexibilitas, biaya, kualitas lingkungan kerja, kontak konsumen dan citra perusahaan.

Pada saat merancang gudang harus memperhitungkan ruang untuk penyimpanan barang, tempat untuk penerima, meletakkan, merakit dan mengemas barang (packing). Penempatan barang harus memperhatikan hal berikut :

l  Barang-barang gerak cepat diletakkan setinggi pinggang sampai mata

l  Barang-barang gerak lamban dipindahkan pada kedudukan lebih tinggi atau lebih rendah

l  Mesin pendukung pendukung pekerjaan dipasang setinggi pinggang sehingga mengurangi keletihan petugas pengambil barang

IV. WAREHOUSE CONTROL

Kendali Kinerja dan Aktivitas

Tujuan :

1. Untuk mengukur dan membandingkan aktifitas yang membutuhkan tempat dan waktu terhadap standar dan order yang ada
2. Untuk memperoleh gambaran atas penyimpanan yang ada
3. Untuk mengukur dan merekam keakuratan standar
4. Untuk menyediakan departemen yang bertanggung jawab atas kendali informasi

Kontrol Gudang

Kontrol gudang merupakan evaluasi terhadap semua kegiatan/aktifitas pergudangan dari segi input dan output. Evaluasi ini dilakukan terhadap produktifitas gudang yang terdiri dari :

l  Balance antara input dan output

l  Kinerja pengiriman, tingkat kesalahan waktu siklus order

l  Akurasi persediaan barang 

l  Pemanfaatan area yang efisien

l  Produktifitas tenaga kerja

PELAPORAN

Dari setiap transaksi keluar masuknya material dari dan ke gudang material, ada poin- poin penting yang harus disajikan dalam bentuk pelaporan. Laporan-laporan tersebut adalah :

l Laporan incoming material

      Mencakup semua transaksi incoming material

l Laporan stock material

   Melaporkan kondisi stock material yang digunakan sebagai  pertimbangan untuk      menyusun penjadwalan produksi dan  data untuk monitoring

l Laporan outgoing material

   Mencakup semua record (rekaman) transaksi material yang keluar dari gudang, baik ke produksi atau ke workstation  lainya       

Dari update ketiga laporan diatas, dapat ditarik laporan yang dipergunakan sesuai keperluan dan tujuan masing-masing pihak terkait. Khusus bagi material kontrol, ketiga data tersebut diperlukan untuk monitoring status order, ketersediaan material untuk produksi, monitoring penggunaan material, pelaporan ke manajemen dan sebagai dasar penyusunan material requirement planning secara periodik.